Vorproduktionsprozesse und -aktivitäten nach ISO 17100

Die Vorproduktion ist die Phase vor der eigentlichen Übersetzung. In ISO 17100 ist sie kein administratives Detail, sondern ein wesentlicher Teil der professionellen Übersetzungsdienstleistung. Sie dient dazu, die Anfrage des Kunden zu analysieren, die Machbarkeit des Projekts zu prüfen, Bedingungen festzulegen, Dateien vorzubereiten und sprachliche sowie technische Spezifikationen zu dokumentieren.

Eine professionelle Übersetzung kann bereits scheitern, bevor sie begonnen wurde, wenn diese Phase vernachlässigt wird. Ein unrealistischer Liefertermin, eine nicht editierbare Datei, eine unklare Sprachkombination, eine nicht definierte Zielgruppe oder fehlende Terminologie können das Endergebnis beeinträchtigen.

Deshalb gibt ISO 17100 der Vorproduktion eine zentrale Rolle innerhalb der Übersetzungsdienstleistung.

Was geschieht, wenn der Kunde eine Übersetzung anfragt

Der Prozess beginnt, wenn der Kunde eine Anfrage sendet. Der Übersetzungsdienstleister muss sie analysieren, um zu verstehen, was tatsächlich benötigt wird, bevor der Übersetzungsprozess beginnt.

Es genügt nicht zu wissen, wie viele Wörter das Dokument enthält. Erforderlich sind Ausgangssprache, Zielsprache, Fachgebiet, Format, Liefertermin, vorgesehener Verwendungszweck, Zielland oder Zielgruppe, eventuelle Kundenanweisungen und alle spezifischen Anforderungen.

Diese erste Analyse ermöglicht es, festzustellen, ob das Projekt mit den verfügbaren Ressourcen und mit einem angemessenen Qualitätsniveau durchgeführt werden kann.

Bei technischen, medizinischen, juristischen oder finanziellen Dokumenten ist diese Phase besonders wichtig, weil die Auswahl des Übersetzers und des Revisors vom Inhalt des Textes und vom Profil professioneller Übersetzer abhängt.

Machbarkeit des Projekts

Machbarkeit betrifft nicht nur die Zeit. Sie betrifft auch die Verfügbarkeit qualifizierter Fachleute, technischer Ressourcen, Werkzeuge, Referenzunterlagen und operativer Bedingungen.

Vor der Annahme eines Auftrags muss das Übersetzungsbüro prüfen, ob der geeignete Übersetzer, der geeignete Revisor, die erforderlichen Übersetzungstechnologien und ein Termin vorhanden sind, der Übersetzung, Prüfung, Revision und abschließende Verifizierung ermöglicht.

Ein Projekt kann technisch möglich, im gewünschten Termin aber nicht empfehlenswert sein. In diesem Fall sollte das Büro einen realistischen Termin, eine Teillieferung oder eine andere sinnvolle Lösung vorschlagen.

Ein unmögliches Projekt anzunehmen ist kein Zeichen von Flexibilität. Es ist ein Risiko für den Kunden und für den Dienstleister.

Angebot und Bedingungen der Dienstleistung

Nach Analyse der Anfrage muss der Dienstleister ein Angebot erstellen. Das Angebot sollte mindestens Preis, Sprachen, Lieferdatum, Format und wichtigste Bedingungen der Dienstleistung nennen.

In einem Projekt nach ISO 17100 ist ein Angebot nicht nur ein Preis. Es muss den Prozess widerspiegeln, der angewandt wird.

Es ist etwas anderes, ein einfaches Word-Dokument zu übersetzen, als einen technischen Bericht mit Grafiken, einen Vertrag mit Anlagen, einen gesetzten Katalog, eine Webseite mit Metadaten oder eine XML-Datei mit Tags zu übersetzen.

Das Angebot sollte daher, wie bei Übersetzungstarifen, klären, was enthalten ist: Übersetzung, unabhängige Revision, Dateivorbereitung, Layout, Terminologiemanagement, Prüfung im Kontext oder andere Mehrwertdienstleistungen.

Vereinbarung zwischen Kunde und Übersetzungsbüro

ISO 17100 sieht eine Kunden-ÜDL-Vereinbarung vor. Diese Vereinbarung kann ein formaler Vertrag, ein angenommenes Angebot, eine schriftliche Bestätigung oder eine andere dokumentierte Form der Annahme sein.

Die Vereinbarung muss die Geschäftsbedingungen und die Projektspezifikationen widerspiegeln. Wenn der Kunde später das Dokument, den Termin, das Format oder den Umfang ändert, muss die Änderung vereinbart und dokumentiert werden.

Diese Rückverfolgbarkeit verhindert Missverständnisse. Sie ermöglicht auch festzustellen, welche Version des Dokuments mit welchen Anweisungen und unter welchen Bedingungen übersetzt wurde.

Bei wiederkehrenden Projekten kann die Vereinbarung auf allgemeine Bedingungen, Styleguides, Übersetzungsspeicher, Vertraulichkeitsanforderungen oder bereits vereinbarte Lieferverfahren verweisen.

Technische Vorbereitung des Projekts

Die technische Vorbereitung kann Dateikonvertierung, Analyse mit CAT-Tools, Segmentierung, Bereinigung des Inhalts, Prüfung von Bildern, Kontrolle von Tags, Vorbereitung zweisprachiger Dateien oder Textextraktion aus komplexen Formaten umfassen.

Diese Phase ist entscheidend, wenn das Dokument nicht editierbar ist oder in einem bestimmten Format geliefert werden muss, wie es häufig bei der Qualität von Website-Übersetzungen der Fall ist.

Ein gescanntes PDF, ein InDesign-Katalog, eine PowerPoint-Präsentation oder eine HTML-Seite erfordern nicht dieselbe Vorbereitung. Auch ein Text mit Tabellen, Fußnoten, Bildern, Variablen oder Formeln darf nicht wie ein einfaches Dokument behandelt werden.

Die technische Vorbereitung reduziert Formatfehler, Auslassungen und Probleme bei der endgültigen Lieferung.

Sprachliche Spezifikationen

Sprachliche Spezifikationen geben an, wie der Inhalt übersetzt werden soll. Sie können Terminologie, Register, Sprachvariante, Zielgruppe, Ton, lokale Konventionen, Maßeinheiten, Unternehmensstil und Zweck des Textes umfassen.

Es ist nicht dasselbe, ins Italienische für Italien, ins Deutsche für Deutschland oder ins Englische für das Vereinigte Königreich und die Vereinigten Staaten zu übersetzen. Die Sprachvariante beeinflusst Terminologie, Rechtschreibung, geschäftliche Verwendung und Erwartungen der Leser.

Wenn der Kunde Glossare, Übersetzungsspeicher oder Styleguides besitzt, muss das Übersetzungsbüro sie erhalten, analysieren und die Anweisungen an die beteiligten Fachleute weitergeben.

Wenn keine terminologischen Ressourcen vorhanden sind, kann es sinnvoll sein, sie zu erstellen oder zumindest Mindestkriterien vor Beginn festzulegen.

Warum die Vorproduktion die Qualität verbessert

Vorproduktion verbessert die Qualität, weil sie Unsicherheit reduziert. Der Übersetzer sollte Zielgruppe, Register, Terminologie, Lieferformat oder Verwendungszweck des Dokuments nicht erraten müssen.

Eine gute Vorbereitung ermöglicht es, das Projekt der richtigen Fachperson zuzuweisen, den passenden Revisor auszuwählen, die richtigen Ressourcen zu verwenden und technische Probleme zu vermeiden.

Außerdem erleichtert sie das Management des Übersetzungsprojekts während der Produktion. Wenn die Spezifikationen klar sind, kann der Projektmanager Termine, Ressourcen, Kommunikation und Endlieferung wirksamer steuern.

Qualität hängt nicht nur von der Fähigkeit des Übersetzers ab. Sie hängt auch davon ab, was ihm vor Beginn der Arbeit zur Verfügung gestellt wird.

LinguaVox und die Vorbereitung von Übersetzungsprojekten

LinguaVox analysiert jede Übersetzungsanfrage nach Sprache, Umfang, Fachgebiet, Format, Verwendungszweck, Termin und erforderlichen Ressourcen. Wenn das Projekt es verlangt, bereitet das Unternehmen Glossare, Übersetzungsspeicher, Anweisungen für den Übersetzer und Hinweise für die Revision vor.

Dieser Ansatz ermöglicht die Bearbeitung technischer, juristischer, medizinischer, Web-, Unternehmens- und mehrsprachiger Übersetzungen mit nach ISO 17100 zertifizierten Prozessen, sofern die Dienstleistung in den Anwendungsbereich der Norm fällt.

Angebot für ein Übersetzungsprojekt anfordern

Häufig gestellte Fragen zur Vorproduktion nach ISO 17100

Was ist Vorproduktion in einem Übersetzungsprojekt?

Es ist die Phase vor der Übersetzung. Sie umfasst Anfrageanalyse, Machbarkeit, Angebot, Vereinbarung mit dem Kunden, technische Vorbereitung und Definition der sprachlichen Spezifikationen.

Warum ist es wichtig, das Dokument vor dem Angebot zu analysieren?

Weil Preis, Termin und Ressourcen von Sprache, Umfang, Fachgebiet, Format, Lesbarkeit, Terminologie und endgültiger Verwendung abhängen. Ohne diese Analyse kann das Angebot unvollständig oder unrealistisch sein.

Welche Informationen sollte der Kunde bereitstellen?

Er sollte Sprachen, Land oder Sprachvariante, Verwendungszweck, Termin, Lieferformat, Anweisungen, Glossare, Referenzmaterial und Anforderungen an Vertraulichkeit oder Zertifizierung angeben.

Umfasst die Vorproduktion terminologische Arbeit?

Sie kann sie umfassen. Wenn das Projekt spezifische Terminologie erfordert, können Kunde und Übersetzungsbüro die Nutzung oder Erstellung von Glossaren, Übersetzungsspeichern oder Terminologiedatenbanken vereinbaren.

Was passiert, wenn der Kunde den Ausgangstext nach Annahme des Angebots ändert?

Die Änderung muss bewertet und vereinbart werden. Sie kann Umfang, Preis, Termin, Ressourcen und Endkontrolle beeinflussen. Die neue Version sollte registriert werden, um Fehler zu vermeiden.