Procesos y actividades de preproducción en ISO 17100

La preproducción es la fase que va desde la solicitud inicial del cliente hasta la puesta en marcha real del proyecto de traducción. En una traducción conforme a ISO 17100, esta etapa no se limita a enviar un precio. La agencia de traducción debe analizar el encargo, comprobar si puede asumirlo, definir las condiciones, preparar los recursos necesarios y dejar claras las especificaciones del trabajo.

Esta fase influye directamente en la calidad de la traducción. Un archivo mal preparado, una finalidad poco clara, una variante lingüística no especificada o una terminología no acordada pueden provocar errores aunque el traductor sea competente.

Por eso la norma ISO 17100 dedica una parte importante del proceso a las actividades previas a la traducción.

Qué ocurre cuando el cliente solicita una traducción

El primer paso es analizar la solicitud. La empresa de traducción debe revisar qué necesita el cliente y si dispone de los recursos humanos, técnicos y tecnológicos adecuados para prestar el servicio.

No es lo mismo traducir un contrato breve que una documentación técnica multilingüe, una ficha de producto sanitario, un informe financiero o una web con contenido SEO. Cada proyecto exige una combinación concreta de idiomas, plazos, formatos, conocimientos especializados y controles.

En esta fase se identifican cuestiones como:

• lengua de origen y lengua de destino;
• país o variante lingüística de destino;
• tipo de documento;
• volumen aproximado;
• formato de archivo;
• plazo solicitado;
• finalidad de la traducción;
• requisitos de confidencialidad;
• necesidad de revisión, maquetación, terminología o servicios adicionales.

Este análisis inicial permite saber si el proyecto es viable y qué proceso debe seguirse.

Viabilidad del proyecto

La viabilidad no significa solo que la agencia pueda traducir el texto. Significa que puede gestionar el encargo con los recursos adecuados.

Para ello debe valorar si hay traductores profesionales disponibles en la combinación lingüística necesaria, si el texto requiere un revisor especializado, si hay que preparar archivos, si se necesitan herramientas de traducción asistida o si el plazo solicitado permite mantener el nivel de revisión previsto.

En proyectos delicados, como traducciones médicas y farmacéuticas o traducciones jurídicas, esta valoración es especialmente importante. No basta con asignar a un traductor generalista. Hace falta competencia de dominio, control terminológico y revisión adecuada.

Presupuesto y condiciones del servicio

Cuando el proyecto es viable, la agencia prepara el presupuesto. Según el enfoque de ISO 17100, el presupuesto debe reflejar al menos aspectos como los idiomas, la entrega, el precio, el formato y las condiciones acordadas.

Un presupuesto profesional no debería limitarse a una cifra. Debe permitir al cliente saber qué está contratando.

En una traducción conforme a ISO 17100, conviene aclarar:

• si el servicio incluye traducción y revisión independiente;
• qué archivos se traducen;
• qué formato se entregará;
• qué plazo se ha acordado;
• si se utilizarán memorias de traducción o glosarios;
• si hay maquetación, revisión de pruebas u otros servicios;
• cómo se tratarán cambios posteriores en el original.

Esto ayuda también a comparar tarifas de traducción con criterio. Dos precios pueden parecer similares, pero incluir procesos distintos.

Acuerdo entre cliente y agencia de traducción

Antes de empezar, debe existir un acuerdo entre el cliente y la agencia de traducción. Puede ser un contrato formal, una aceptación de presupuesto o una confirmación escrita por correo electrónico.

Lo importante es que las condiciones queden registradas.

Ese acuerdo puede incluir condiciones comerciales, plazo, precio, idiomas, formato, finalidad de la traducción, instrucciones lingüísticas, requisitos legales, confidencialidad, responsabilidad, propiedad intelectual y tratamiento de materiales del cliente.

Si durante el proyecto cambia algo relevante, por ejemplo el volumen, el plazo, el formato o el uso final de la traducción, esa modificación también debe acordarse y conservarse.

Preparación técnica del proyecto

La preparación técnica evita muchos problemas posteriores. Antes de traducir, la agencia debe comprobar que los archivos son utilizables y que el equipo dispone de los recursos necesarios.

En esta fase pueden prepararse documentos Word, archivos InDesign, Excel, XML, HTML, presentaciones, PDFs editables o contenidos exportados de un CMS. También pueden crearse memorias de traducción, bases terminológicas, carpetas de proyecto, instrucciones para el traductor y pautas para el revisor.

En una traducción de sitios web, por ejemplo, la preparación puede incluir extracción de textos, control de etiquetas, revisión de URLs, instrucciones SEO, tratamiento de menús, metadatos y coherencia entre páginas.

Las tecnologías de la traducción ayudan en esta fase, pero no sustituyen la decisión profesional. Sirven para preparar mejor el trabajo y reducir errores de coherencia, omisión o formato.

Especificaciones lingüísticas

La preproducción también incluye la definición de especificaciones lingüísticas. Esto afecta al estilo, la terminología, el registro, la variante local y la finalidad del texto.

No es lo mismo traducir al español de España que al español de México, Chile o Estados Unidos. Tampoco es igual traducir un folleto comercial que una ficha técnica, una sentencia, un protocolo clínico o un manual de usuario.

Cuando el cliente dispone de guía de estilo, glosario o terminología aprobada, esos materiales deben integrarse en el proyecto. Si no existen, la agencia puede proponer criterios básicos para mantener coherencia.

Esta parte es decisiva en proyectos con varios traductores o varios idiomas.

Por qué la preproducción mejora la calidad

La preproducción reduce improvisación. Permite asignar mejor los recursos, evitar malentendidos, preparar archivos, documentar instrucciones y establecer un proceso verificable.

También facilita la gestión de proyectos de traducción, porque el gestor sabe qué se ha acordado, qué debe controlar y qué criterios debe verificar antes de la entrega.

Una buena preproducción no garantiza por sí sola una traducción perfecta, pero crea las condiciones necesarias para que el proceso de traducción se desarrolle con más seguridad.

LinguaVox y la preparación de proyectos de traducción

LinguaVox analiza cada proyecto antes de asignarlo. Según el tipo de documento, la combinación lingüística y la finalidad, puede preparar glosarios, instrucciones, memorias de traducción, recursos técnicos y pautas para traductores y revisores.

Este trabajo previo es especialmente útil en proyectos técnicos, jurídicos, médicos, farmacéuticos, corporativos y multilingües.

Preguntas frecuentes sobre la preproducción en ISO 17100

¿Qué es la preproducción en un proyecto de traducción?

Es la fase previa a la traducción. Incluye el análisis de la solicitud, la viabilidad del encargo, el presupuesto, el acuerdo con el cliente, la preparación técnica y la definición de especificaciones lingüísticas.

¿Por qué es importante analizar el documento antes de presupuestar?

Porque el precio y el plazo dependen del tipo de texto, volumen, idioma, formato, especialidad y nivel de revisión necesario. Sin ese análisis, el presupuesto puede no reflejar el trabajo real.

¿Qué información debería facilitar el cliente?

Conviene enviar los archivos definitivos, indicar los idiomas, explicar el uso previsto, señalar el país de destino, aportar glosarios o referencias y comunicar cualquier requisito de formato, confidencialidad o plazo.

¿La preproducción incluye trabajo terminológico?

Puede incluirlo. Si el proyecto lo requiere, la agencia puede preparar o actualizar glosarios, bases terminológicas y memorias de traducción para mantener coherencia durante el proceso.

¿Qué ocurre si el cliente cambia el original después de aceptar el presupuesto?

El cambio debe revisarse y, si afecta al volumen, plazo, formato o condiciones, debe registrarse como modificación del acuerdo inicial. Esto evita confusiones y mantiene la trazabilidad del proyecto.