Projektmanagement für Übersetzungen nach ISO 17100

Title SEO: Projektmanagement für Übersetzungen nach ISO 17100 | Qualität und Kontrolle

Meta description: Projektmanagement nach ISO 17100 koordiniert Übersetzer, Revisoren, Fristen, Ressourcen, Spezifikationen und Qualitätskontrolle bei Übersetzungsdienstleistungen.

Das Projektmanagement gehört zu den zentralen Bestandteilen der ISO 17100. Selbst eine gute Übersetzung kann scheitern, wenn das Projekt schlecht koordiniert wird, wenn Anweisungen fehlen, wenn Fristen nicht kontrolliert werden oder wenn Entscheidungen während des Prozesses nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.

Deshalb weist die Norm dem Übersetzungsprojektmanager eine eigene Funktion innerhalb professioneller Übersetzungsdienstleistungen zu.

Der Projektmanager übersetzt nicht zwingend selbst. Er koordiniert Ressourcen, steuert den Workflow und prüft, ob das Projekt gemäß den mit dem Kunden vereinbarten Spezifikationen durchgeführt wird.

Bei komplexen, mehrsprachigen oder eiligen Projekten ist diese Funktion besonders wichtig. Es reicht nicht, eine Datei an einen Übersetzer weiterzuleiten. Versionen, Sprachen, Formate, Terminologie, Rückfragen, Revisionen, Teillieferungen und die abschließende Freigabe müssen gesteuert werden.

Was ein Übersetzungsprojektmanager macht

Der Übersetzungsprojektmanager koordiniert ein Projekt von der Annahme des Auftrags bis zur endgültigen Lieferung und, falls erforderlich, bis zur Bearbeitung späterer Rückmeldungen.

Zu seinen Aufgaben können gehören:

• Analyse des Auftrags;
• Bestätigung der Spezifikationen;
• Auswahl von Übersetzern und Revisoren;
• Vorbereitung der Dateien;
• Terminologiemanagement;
• Koordination der Fristen;
• Kommunikation mit dem Kunden;
• Bearbeitung von Rückfragen;
• Kontrolle von Teillieferungen;
• abschließende Prüfung vor der Lieferung.

Diese Aufgaben sind keine Nebentätigkeiten. Sie gehören zum Dienstleistungsprozess, wenn nach ISO 17100 gearbeitet wird.

Der Projektmanager muss außerdem sicherstellen, dass alle beteiligten Fachkräfte die notwendigen Informationen erhalten und dass das Projekt nicht aus isolierten Einzelentscheidungen besteht.

Projektmanagement und Qualität gehören zusammen

Die Qualität einer Übersetzung hängt nicht nur von der Kompetenz des Übersetzers ab.

Sie hängt auch davon ab, wie das Projekt vorbereitet, zugewiesen, überwacht und abgeschlossen wird. Ein qualifizierter Übersetzer kann ein weniger gutes Ergebnis liefern, wenn er nicht endgültige Dateien, widersprüchliche Anweisungen, veraltete Glossare oder unrealistische Fristen erhält.

Projektmanagement reduziert diese Risiken.

Es ermöglicht die Prüfung, ob der Ausgangstext korrekt ist, ob der Kunde den Verwendungszweck festgelegt hat, ob die Sprachkombination eindeutig ist, ob die Sprachvariante passt und ob die technischen Ressourcen verfügbar sind.

Bei einer zertifizierten Übersetzungsagentur sollte Projektmanagement keine unsichtbare oder improvisierte Tätigkeit sein. Es ist Teil der Qualitätskontrolle.

Zuweisung von Übersetzern und Revisoren

Die Norm verlangt, dass der Übersetzungsdienstleister kompetente Fachkräfte für das Projekt einsetzt.

Das bedeutet, dass der Projektmanager nicht nur die Sprache berücksichtigen muss, sondern auch Fachgebiet, Dokumentart, technische Schwierigkeit, Dateiformat, Lieferfrist und die Verfügbarkeit eines geeigneten Revisors.

Es genügt nicht, „einen Französischübersetzer“ oder „einen Deutschübersetzer“ auszuwählen. Es muss geprüft werden, ob diese Person Erfahrung in dem geforderten Bereich hat: Medizin, Pharmazie, Recht, Technik, Finanzen, Software, Websites oder Unternehmenskommunikation.

Auch die Revision muss einer kompetenten Person zugewiesen werden, die nicht mit dem Übersetzer identisch ist. Dieser Punkt unterscheidet eine strukturierte Dienstleistung von einer nicht revidierten Übersetzung.

Bei mehrsprachigen Projekten muss die Koordination ungerechtfertigte Unterschiede zwischen den Sprachfassungen vermeiden. Anweisungen, Glossare und Fristen müssen für alle Teams konsistent sein.

Kommunikation während des Projekts

Kommunikation ist eine wesentliche Aufgabe des Projektmanagements.

Der Projektmanager ist die Schnittstelle zwischen Kunde, Übersetzern, Revisoren, Layout-Fachleuten, Technikern und anderen beteiligten Personen.

Diese Kommunikation dient dazu:

• Rückfragen zum Ausgangstext zu klären;
• terminologische Präferenzen zu bestätigen;
• Änderungen des Kunden weiterzugeben;
• aktualisierte Dateien zu verwalten;
• Teillieferungen zu kontrollieren;
• veraltete Versionen zu vermeiden;
• Entscheidungen nachvollziehbar festzuhalten.

Fehlende Kommunikation kann Fehler verursachen, die nicht rein sprachlicher Natur sind. Beispiele sind die Übersetzung einer veralteten Datei, die Nichtbeachtung eines freigegebenen Glossars oder die Lieferung in einem anderen Format als vereinbart.

Projektmanagement ist daher keine Bürokratie. Es ist ein System zur Fehlervermeidung.

Kontrolle der Fristen

Fristen sind Teil der Projektspezifikationen.

Die ISO 17100 schreibt nicht vor, dass alle Projekte denselben Zeitrahmen haben müssen. Sie verlangt jedoch, dass die Dienstleistung gemäß der Kunden-ÜDL-Vereinbarung und den anwendbaren Spezifikationen gesteuert wird.

Der Projektmanager muss prüfen, ob die gewünschte Frist mit Umfang, Fachgebiet, Dateivorbereitung, Übersetzung, Prüfung durch den Übersetzer, unabhängiger Revision und abschließender Kontrolle vereinbar ist.

Bei eiligen Projekten ist diese Bewertung entscheidend. Eine Frist ohne ausreichenden Spielraum für Revision anzunehmen, kann die Qualität gefährden.

Wenn die Frist sehr kurz ist, kann eine Aufteilung des Textes auf mehrere Fachkräfte erforderlich sein. Diese Entscheidung erfordert jedoch Terminologiekontrolle und eine zentrale Revision. Andernfalls kann der Zieltext seine Kohärenz verlieren.

Dokumentenmanagement und Nachvollziehbarkeit

Das Projektmanagement muss ermöglichen, festzustellen, welche Dokumente eingegangen sind, welche Versionen gültig sind, wer am Projekt beteiligt ist und welches Material geliefert wurde.

Nachvollziehbarkeit ist wichtig, weil viele Übersetzungsprojekte aus mehreren Dateien, Anhängen, Aktualisierungen, Anweisungen und Kommentaren bestehen.

Ein geordnetes Managementsystem hilft, Fehler zu vermeiden wie:

• Arbeit mit einer nicht endgültigen Version;
• Vergessen eines Anhangs;
• Lieferung einer unvollständigen Datei;
• Verwechslung von Sprachen oder Sprachvarianten;
• Verlust von Kundenanweisungen;
• fehlende Dokumentation einer vereinbarten Änderung.

Diese Nachvollziehbarkeit ist auch in der Nachproduktion nützlich, wenn der Kunde nach der Lieferung Kommentare sendet oder Erläuterungen anfordert.

Management technischer Ressourcen

Viele Projekte bestehen nicht nur aus einfachen Word-Dokumenten.

Sie können InDesign-, PowerPoint-, Excel-, HTML-, XML- oder JSON-Dateien, CMS-Exporte, Software, Untertitel, gescannte PDF-Dateien oder Dokumente mit Tags und Codes enthalten.

Der Projektmanager muss prüfen, ob die technischen Ressourcen geeignet sind. Dazu können CAT-Tools, Translation Memories, Terminologiedatenbanken, Übersetzungsmanagementsysteme, QA-Prüfungen, Lokalisierungstools oder Layout-Prozesse gehören.

Die Seite über Übersetzungstechnologien vertieft diesen Punkt.

Technologie hilft nur, wenn sie richtig gesteuert wird. Ein ungeprüftes Translation Memory, ein falsches Glossar oder eine schlecht vorbereitete Datei können Fehler erzeugen, statt sie zu verhindern.

Management mehrsprachiger Projekte

Bei mehrsprachigen Projekten ist Projektmanagement noch notwendiger.

Ein Unternehmen kann denselben Inhalt in fünf, zehn oder zwanzig Sprachen benötigen. In solchen Fällen muss jede Sprachfassung die Kundenspezifikationen erfüllen und gleichzeitig mit den anderen Fassungen kohärent bleiben.

Der Projektmanager koordiniert:

• Sprachkombinationen;
• lokale Varianten;
• gemeinsame Glossare;
• unterschiedliche Fristen;
• Lieferformate;
• Revisionen je Sprache;
• gemeinsame Rückfragen;
• Aktualisierungen des Ausgangstextes.

Bei Webprojekten kann diese Koordination auch SEO-Titel, Meta-Beschreibungen, Slugs, Schaltflächen, Formulare, Menüs, automatische Nachrichten und interne Links betreffen.

Deshalb erfordert Qualität bei Website-Übersetzungen sowohl sprachliche Kompetenz als auch operative Kontrolle.

Was am Ende des Projekts geschieht

Am Ende des Projekts muss der Projektmanager prüfen, ob die Lieferung den vereinbarten Spezifikationen entspricht.

Die abschließende Kontrolle kann umfassen:

• Prüfung der gelieferten Dateien;
• Kontrolle der Dateinamen;
• Kontrolle der Sprachen;
• Prüfung des Formats;
• Bestätigung, dass keine Teile fehlen;
• Prüfung besonderer Anweisungen;
• Vorbereitung der Liefernachricht;
• Registrierung und Archivierung des Projekts.

Diese abschließende Verifizierung und Freigabe ersetzt nicht die sprachliche Revision. Sie bestätigt, dass die gelieferte Dienstleistung dem Auftrag entspricht.

Eine Übersetzung kann sprachlich korrekt sein und dennoch schlecht geliefert werden, wenn eine Datei fehlt, das Format nicht stimmt oder die falsche Ausgangsversion verwendet wurde.

Projektmanagement und eilige Übersetzungen

Eilige Übersetzungen erfordern präziseres Projektmanagement, nicht weniger.

Bei einem eiligen Projekt muss der Projektmanager schnell Umfang, Format, Fachgebiet, verfügbare Ressourcen, Revision, Teillieferungen und Dokumentrisiko prüfen.

Nicht jede Eilsache ist mit einem vollständigen Prozess realisierbar. Wenn die Frist keine angemessene Revision zulässt, muss dies dem Kunden klar mitgeteilt und eine realistische Alternative vorgeschlagen werden.

Qualität hängt nicht nur von der verfügbaren Zeit ab, sondern davon, wie diese Zeit organisiert wird.

LinguaVox und Projektmanagement für Übersetzungen

LinguaVox betreut professionelle Übersetzungsprojekte mit interner Koordination, Auswahl von Übersetzern und Revisoren, Terminologiekontrolle, Formatmanagement und abschließender Prüfung der Lieferung.

Bei mehrsprachigen, technischen, medizinischen, juristischen, Web- oder Eilprojekten sorgt das Projektmanagement für Kohärenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Dienstleistung.

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Häufige Fragen zu Projektmanagement und ISO 17100

Was macht ein Übersetzungsprojektmanager?

Er koordiniert das Projekt, kontrolliert die Spezifikationen, weist Übersetzer und Revisoren zu, steuert Fristen, klärt Rückfragen, kontrolliert Dateien und prüft, ob die Lieferung der Vereinbarung mit dem Kunden entspricht.

Beeinflusst Projektmanagement die Qualität der Übersetzung?

Ja. Eine Übersetzung kann an Qualität verlieren, wenn das Projekt schlecht vorbereitet ist, die Anweisungen unklar sind, Versionskontrolle fehlt oder die unabhängige Revision nicht koordiniert wird.

Was kontrolliert ISO 17100 beim Projektmanagement?

Sie kontrolliert, dass die Dienstleistung gemäß den vereinbarten Spezifikationen durchgeführt wird, mit geeigneten Ressourcen, kompetenten Fachkräften, wirksamer Kommunikation, Prozesskontrolle und abschließender Prüfung vor der Lieferung.

Ist Projektmanagement auch bei kleinen Übersetzungen wichtig?

Ja. Auch ein kurzes Dokument erfordert Bestätigung der Sprache, des Verwendungszwecks, des Formats, der Frist, der richtigen Zuweisung und der abschließenden Kontrolle. Die Komplexität kann geringer sein, die Kontrolle bleibt notwendig.

Was geschieht, wenn der Kunde den Ausgangstext während des Projekts ändert?

Die Änderung muss dokumentiert und allen Beteiligten mitgeteilt werden. Sie kann Preis, Frist, Translation Memory, Revision und Endlieferung betreffen. Sie sollte nicht informell behandelt werden.

Gehören Übersetzungstools zum Projektmanagement?

Sie können dazugehören. Der Projektmanager kann Translation Memories, Glossare, CAT-Tools, QA-Prüfungen, Übersetzungsmanagementsysteme und technische Prozesse koordinieren, die zur Einhaltung der Projektspezifikationen erforderlich sind.